Ne grillez pas les étapes. Soucieux de faire bonne impression, certains ont tendance à se précipiter, à faire comme s’ils avaient tout compris tout de suite. C’est la course aux objectifs, la précipitation. Or, il est important, pendant les deux ou trois premières semaines, de prendre le temps de comprendre la culture de l’entreprise, qui fait quoi, qui sont les interlocuteurs stratégiques et lesquels peuvent être des soutiens, qui prend réellement les décisions, quelles sont les ressources, où sont les risques.
C’est le moment de rencontrer vos collègues, de vous familiariser avec les codes, de poser des questions. Parfois, il s’agit de simples détails, ainsi, un de mes clients costume cravate, s’est rendu compte que sa cravate le mettait en porte à faux avec ses nouveaux collègues.
Vous ne comprenez pas tout, vous avez des interrogations sur certains process, les circuits de décisions ne sont pas clairs. Vous êtes submergé d’infos, dans un environnement nouveau que vous devez vous approprier. Vous ne savez pas comment vous positionner.
Le risque est de vous renfermer et de ne pas oser communiquer, ou de ne pas oser prendre de décision.
Alors, communiquez sur l’état d’avancement de vos missions, quelles sont les infos que vous avez et celles qui vous manquent. Communiquez avec votre responsable et avec vos équipes.
Une de mes clientes avait constamment l’impression d’être prise de court, n’osait pas dire ce qui n’allait pas, pensait devoir tout savoir auprès de ses équipes. Sa n+1 le prenait pour un manque de transparence et ses équipes ne lui faisaient pas confiance. Le cercle vicieux s’est rompu quand ma cliente a choisi de tenir informé sa n+1 de ses actions, y compris quand elle avait des problèmes et de poser des questions aux équipes. Elle s’est donné le droit de ne pas tout savoir. Sa chef s’est senti rassurée et les équipes valorisées. En particuliers quand vous ne maîtrisez pas tout, il s’agit de trouver le bon niveau d’informations, en posant des questions, en observant les réactions de vos interlocuteurs, en vérifiant que vous avez compris et que vous êtes compris.
Là aussi, sortez de votre coquille, ces premières semaines sont le moment de nouer des alliances. Repérez les réseaux qui soutiennent et ceux qui freinent. Construisez des relations solides avec les collègues qui vous sont acquis et rapprochez-vous de ceux qui sont neutres ou hésitants et faites-en des alliés. Au début, ne perdez pas de temps avec les opposants et attachez-vous à confirmer le soutien de vos responsables.
Ainsi, cette responsable de la communication a fait alliance avec 3 personnes de son équipe. La quatrième qui voulait le poste était clairement récalcitrante. Au bout, d’un mois et demi, quand l’alliance était faite avec le reste de l’équipe, et qu’elle avait le soutien de son n+1, elle a pu la recadrer au cours d’un échange en tête à tête en lui fixant des limites et des objectifs clairs. Une autre de mes clientes a pu faire front face à un client très exigeant en se rapprochant d’une de ses collègues qui l’a aidée à comprendre son mode de fonctionnement. Un autre client, responsable de centre de profit avec des responsabilités fonctionnelles a repéré pour chacun des services une personne avec laquelle s’allier.
Qu’est-ce que mon n+1 attend de moi, pourquoi ai-je été recruté/promu ? Qu’est-ce que je peux apporter à l’entreprise ? Quelle est ma valeur ajoutée ? Pour quelles compétences m’a-t-on choisi ? Quelles sont les attentes de mon équipe ? de mes collègues ? de ma hiérarchie ? Ne vous trompez pas d’objectif.
Ma cliente responsable de la communication a eu tendance dans un premier temps à protéger son service débordé par les demandes extérieures en disant non. Elle s’est ensuite rendu-compte, qu’on attendait d’elle qu’elle unifie les communications du groupe et qu’elle devait mettre en place des process pour permettre à son équipe de gérer les demandes extérieures de façon plus efficace. Le responsable du centre de profit a arrêté de perdre du temps avec certains services transverses pour se concentrer sur ceux réellement générateur de chiffre d’affaires, le cœur de sa mission est de développer les clients et non de fédérer les services.
La gestion des priorités est un sujet particulièrement crucial quand on démarre un nouveau job. Tout semble urgent, on veut bien faire, dire non semble difficile, voire impossible. Le manque de maîtrise du poste et de connaissance du service ou de l’entreprise rendent la hiérarchisation des tâches ardues. En particuliers, à des postes à responsabilité, il faut à la fois se plonger dans le quotidien, répondre aux demandes de l’équipe et réussir à se projeter dans l’avenir, construire une vision à moyen ou long terme tout à gérant le court terme.
Il s’agit ici de s’appuyer sur l’analyse des enjeux du poste pour gérer les urgences et les infos qui arrivent de toutes parts. A ce stade, il est impératif d’instaurer des plages de réflexion dans la semaine qui permettront d’éviter de faire des erreurs en ayant trop le nez dans le guidon et de commencer à réfléchir à plus long terme.
Prenez le temps de construire votre vision à moyen et long terme. Il est cependant important que l’on voit rapidement les résultats de vos actions. Il s’agit de se concentrer sur des Quick Win, actions à court terme, qui montrent que vous commencez à faire bouger les lignes et qui vous permettent d’assoir votre crédibilité et votre autorité. Portez votre attention sur les problèmes les plus simples, les aberrations, les oublis, identifiez des synergies. La responsable de communication a instauré des règles pour répondre aux emails qui pouvaient se perdre, son service répond désormais dans l’heure quand le délai pouvait se compter en jours auparavant. Le responsable de centre de profit a mis en place une base de données clients communes aux différents services.
A ce stade, ne cherchez pas la solution idéale, vous pourrez ensuite présenter une stratégie construite. Il est cependant important de comprendre combien de temps vous avez pour le faire et de vous renseigner sur le planning budgétaire.
La prise d’un nouveau poste est une course de fond, procéder avec méthode, sans griller les étapes, prenez le temps de la réflexion. Demander un feedback à votre n+1 au bout de 1 ou 2 mois pour pouvoir rectifier le tir si besoin. Et n’oubliez pas de prendre soin de vous pour rester en forme et lucide.
Prenez le premier pas vers une vie plus épanouie et une carrière réussie ! Contactez Delphine Schapira-Madeline au 06.61.11.45.39 ou par mail pour un premier entretien.
